Einen Brief oder Eine E-mail schreiben

Hi everybody!

Today you will learn something really usefull for your daily life: how to write letter or e-mails in German!

Here is an example of a half formal and fictitious e-mail that I had to write in my German course:

Halbformell E-mail

Halbformell E-mail

The first step of e-mail/letter-writing in German is to determine whether it will be formal or informal. With that in mind, it is extremely important to choose the appropriate personal pronoun:

  1. For a formal e-mail letter, you will address the person as ,,Sie”, with the obligatory capital S at all times (other forms are ,,Ihr” and ,,Ihnen”), and the last name.
  2. For a close friend or relative, you will address them as ,,du” and the first name.

Not following these formalities, may make you sound impolite, rude and impertinent. In this post I describe and give examples of letter-basics!

Briefumchlag (Envelope)

All names, whether it formal or informal should be addressed in the accusative!

An Frau/Herr … To Ms./Mr. …
Frau/Herrn … Ms./Mr. …
An die Firma … To the company …

Anrede (Opening Greeting)

This is how to begin a letter or an e-mail.

  • Formal way:
Sehr geehrte Frau (Müller),  Dear Ms. (Müller),…
Sehr geehrter Herr (Schneider),  Dear Mr. (Kühne),…
Sehr geehrte Damen und Herren,  Dear Ladies and Gentlemen, …
Sehr geehrte Frau Rechtsanwältin (Meyer),  Dear Ms. (lawyer) (Meyer), …
Sehr geehrter Herr Dr. (Zimmermann),  Dear Mr. Dr. (Zimmermann), …
  • Half formal way:
Liebe Frau (Müller),  Dear Ms. (Müller),…
Lieber Herr (Kühne),  Dear Mr. (Kühne),…
  •  Informal way:
Liebe (Eva),  Dear (Eva),…
Lieber (Martin),  Dear (Martin),…

Einleitung (Introduction)

Unlike English (and Portuguese), the word that follows your greeting begins with a small letter (Oh no! I have always done that wrong!). The following examples can be used for both (formal and informal letter/e-mail), just keep in mind when to use Sie-Form + Nachnamen or Du-Form + Vornamen.

wie geht es dir/Ihnen? How are you?
ich möchte dir/Ihnen etwas erzählen … I want to tell you something …
ich würde gerne wissen … I would like to know …
es gibt etwas Neues … There is something new …
ich bin so froh … I am so glad …
vielen Dank für deine/Ihre E-mail/Einladung. Thank you for your e-mail/invitation.
vielen Dank für deine/Ihre schnelle Rückantwort. Thank you very much for your quick response.
ich hoffe, dass du/Sie einen herrlichen Sommer verbracht hast/haben. I hope you’ve had a wonderful summer.
ich hoffe, dass du/Sie dich besser fühlst/fühlen. I hope you are feeling better.

Haupttext (Main text)

Possible useful phrases:

  • beschreiben (to describe):
Gestern war ich… Yesterday I was…
…Unfall gehabt … had an accident
…geht gut/nicht gut … goes well/not well
…hat Schmerzen … had pain
Ich war so beschäftigt in letzter Zeit,… I was so busy lately…
  • sich bedanken (to thank):
Ich bedanke mich sehr für deinen/Ihren Brief, ich habe mich sehr darüber gefreut. Thank you very much for your letter, I was very happy to receive it.
Herzlichen Dank für deinen/Ihren Brief, ich habe mich sehr darüber gefreut. Thank you for your letter, I was very happy to receive it.
Vielen Dank für deinen/Ihren Brief, ich habe mich sehr darüber gefreut. Thank you very much for your letter, I was very happy to receive it.
  • sich entschuldigen (to apologize):
Entschuldigen Sie bitte, aber… Sorry, but…
Es tut mir leid, aber leider… I’m sorry, but unfortunately …
Leider muss ich mich entschuldigen, da ich Unfortunately, I have to apologize because I
Ich würde gern …, aber… I would like to …, but …
Ich weiß, dass ich schon lange nicht geschrieben habe… I know that I haven’t written in a long time…
  • berichten (to report):
Am diesem Termin bin ich verreist. On this date I am traveling.
Am diesem Termin muss ich arbeiten. On this date I must work.
Am diesem Termin habe ich einen wichtigen Termin. On this date I have an important appointment.
  • Vorschlag machen (to make a proposal):
Ich schlage vor, dass … I suggest that …
Wollen wir… ? Will we …?
Es wäre schön, wenn … It would be nice if …
Sollen wir …? Shal we …?
Ich plane, …  Machst du mit? I plan, … will you be there?

Grußformel (Concluding)

Contrary to English (and Portuguese) (again!!), there is no comma after a concluding expression in German.

  • Formal way:
Mit freundlichen Grüßen With best regards,
Freundliche Grüße Best regards,
  •  Half formal way:
Mit besten Grüßen Best regards,
Viele Grüße Greetings,
  •  Informal way:
Mit herzlichen Grüßen Sincerely,
Herzliche Grüße Kind regards,
Mit lieben Grüßen With kind regards,
Liebe Grüße Greetings,
Bis bald See you soon,
Ciao Bye,
Servus Goodbye,
Grüße aus Brasilien Greetings from Brazil,
Alles Liebe Lots of love,
Mach’s gut Take care,

Here’s a few of the most common German jargons (It is helpful to know!):

  1. mfg – Mit freundlichen Grüßen
  2. vg – Viele Grüße
  3. ld – Lieb’ Dich
  4. lg – Liebe Grüße
  5. gn8 – Gute Nacht
  6. hdl – Hab dich lieb

Absendername (Sender’s name)

As in English (finally! hehe), your name can be preceded by a possesive adjective.

  • Formal way:
Ihre (Eva Müller) Yours (Eva Müller)
Ihr (Martin Kühne) Yours (Martin Kühne)
  •  Informal way:
Deine (Eva) Yours (Eva)
Dein (Martin) Yours (Martin)

That is all! I hope it will be usefull for you! 😉

2 thoughts on “Einen Brief oder Eine E-mail schreiben

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