Hi everybody!
Today you will learn something really usefull for your daily life: how to write letter or e-mails in German!
Here is an example of a half formal and fictitious e-mail that I had to write in my German course:
The first step of e-mail/letter-writing in German is to determine whether it will be formal or informal. With that in mind, it is extremely important to choose the appropriate personal pronoun:
- For a formal e-mail letter, you will address the person as ,,Sie”, with the obligatory capital S at all times (other forms are ,,Ihr” and ,,Ihnen”), and the last name.
- For a close friend or relative, you will address them as ,,du” and the first name.
Not following these formalities, may make you sound impolite, rude and impertinent. In this post I describe and give examples of letter-basics!
Briefumchlag (Envelope)
All names, whether it formal or informal should be addressed in the accusative!
An Frau/Herr … | To Ms./Mr. … |
Frau/Herrn … | Ms./Mr. … |
An die Firma … | To the company … |
Anrede (Opening Greeting)
This is how to begin a letter or an e-mail.
- Formal way:
Sehr geehrte Frau (Müller), … | Dear Ms. (Müller),… |
Sehr geehrter Herr (Schneider), … | Dear Mr. (Kühne),… |
Sehr geehrte Damen und Herren, … | Dear Ladies and Gentlemen, … |
Sehr geehrte Frau Rechtsanwältin (Meyer), … | Dear Ms. (lawyer) (Meyer), … |
Sehr geehrter Herr Dr. (Zimmermann), … | Dear Mr. Dr. (Zimmermann), … |
- Half formal way:
Liebe Frau (Müller), … | Dear Ms. (Müller),… |
Lieber Herr (Kühne), … | Dear Mr. (Kühne),… |
- Informal way:
Liebe (Eva), … | Dear (Eva),… |
Lieber (Martin), … | Dear (Martin),… |
Einleitung (Introduction)
Unlike English (and Portuguese), the word that follows your greeting begins with a small letter (Oh no! I have always done that wrong!). The following examples can be used for both (formal and informal letter/e-mail), just keep in mind when to use Sie-Form + Nachnamen or Du-Form + Vornamen.
wie geht es dir/Ihnen? | How are you? |
ich möchte dir/Ihnen etwas erzählen … | I want to tell you something … |
ich würde gerne wissen … | I would like to know … |
es gibt etwas Neues … | There is something new … |
ich bin so froh … | I am so glad … |
vielen Dank für deine/Ihre E-mail/Einladung. | Thank you for your e-mail/invitation. |
vielen Dank für deine/Ihre schnelle Rückantwort. | Thank you very much for your quick response. |
ich hoffe, dass du/Sie einen herrlichen Sommer verbracht hast/haben. | I hope you’ve had a wonderful summer. |
ich hoffe, dass du/Sie dich besser fühlst/fühlen. | I hope you are feeling better. |
Haupttext (Main text)
Possible useful phrases:
- beschreiben (to describe):
Gestern war ich… | Yesterday I was… |
…Unfall gehabt | … had an accident |
…geht gut/nicht gut | … goes well/not well |
…hat Schmerzen | … had pain |
Ich war so beschäftigt in letzter Zeit,… | I was so busy lately… |
- sich bedanken (to thank):
Ich bedanke mich sehr für deinen/Ihren Brief, ich habe mich sehr darüber gefreut. | Thank you very much for your letter, I was very happy to receive it. |
Herzlichen Dank für deinen/Ihren Brief, ich habe mich sehr darüber gefreut. | Thank you for your letter, I was very happy to receive it. |
Vielen Dank für deinen/Ihren Brief, ich habe mich sehr darüber gefreut. | Thank you very much for your letter, I was very happy to receive it. |
- sich entschuldigen (to apologize):
Entschuldigen Sie bitte, aber… | Sorry, but… |
Es tut mir leid, aber leider… | I’m sorry, but unfortunately … |
Leider muss ich mich entschuldigen, da ich | Unfortunately, I have to apologize because I |
Ich würde gern …, aber… | I would like to …, but … |
Ich weiß, dass ich schon lange nicht geschrieben habe… | I know that I haven’t written in a long time… |
- berichten (to report):
Am diesem Termin bin ich verreist. | On this date I am traveling. |
Am diesem Termin muss ich arbeiten. | On this date I must work. |
Am diesem Termin habe ich einen wichtigen Termin. | On this date I have an important appointment. |
- Vorschlag machen (to make a proposal):
Ich schlage vor, dass … | I suggest that … |
Wollen wir… ? | Will we …? |
Es wäre schön, wenn … | It would be nice if … |
Sollen wir …? | Shal we …? |
Ich plane, … Machst du mit? | I plan, … will you be there? |
Grußformel (Concluding)
Contrary to English (and Portuguese) (again!!), there is no comma after a concluding expression in German.
- Formal way:
Mit freundlichen Grüßen | With best regards, |
Freundliche Grüße | Best regards, |
- Half formal way:
Mit besten Grüßen | Best regards, |
Viele Grüße | Greetings, |
- Informal way:
Mit herzlichen Grüßen | Sincerely, |
Herzliche Grüße | Kind regards, |
Mit lieben Grüßen | With kind regards, |
Liebe Grüße | Greetings, |
Bis bald | See you soon, |
Ciao | Bye, |
Servus | Goodbye, |
Grüße aus Brasilien | Greetings from Brazil, |
Alles Liebe | Lots of love, |
Mach’s gut | Take care, |
Here’s a few of the most common German jargons (It is helpful to know!):
- mfg – Mit freundlichen Grüßen
- vg – Viele Grüße
- ld – Lieb’ Dich
- lg – Liebe Grüße
- gn8 – Gute Nacht
- hdl – Hab dich lieb
Absendername (Sender’s name)
As in English (finally! hehe), your name can be preceded by a possesive adjective.
- Formal way:
Ihre (Eva Müller) | Yours (Eva Müller) |
Ihr (Martin Kühne) | Yours (Martin Kühne) |
- Informal way:
Deine (Eva) | Yours (Eva) |
Dein (Martin) | Yours (Martin) |
That is all! I hope it will be usefull for you! 😉